相談させてください。今年の頭にエンジニアからコンサルに転職したものです。
みなさん大なり小なり自分や部下のタスク管理をして日々仕事しているかと思います。
ここで「タスク管理」という言葉でイメージしているのは、仮に自分のタスクが100個あったとしたら
- 今週中に完了させなければならないタスクはどれか?
- 本当に100個が全てなのか?本当は110個やらなければいけないのではないか?もしくは、90個だけやれば十分で残り10個は不要なのではないか?
- 他のチームメンバーに、〇〇領域のタスクを20個任せた方が効率的なのではないか?
などの整理や優先順位づけ、見直しをすることです。人やチームによって、毎日朝やるか週次でやるかなどやり方は異なると思いますがしていない人はほぼいないのではないかと思います。
さて、ここからが私の相談で、とても恥ずかしい話なのですがタスクの数が増えると頭がパンクしてしまいとても苦痛に感じることに最近気づきました。
例えば、タスクの優先順位は日々変わるので毎日朝100個のタスクを見直すとすると、終わった時には感覚的にですが筋トレした後にマラソンを走り切ったかのようなダメージを脳がくらいます。
自分に対してマイクロマネジメントしてしまっている状態かと考え、100個全ての見直しを毎日するのではなくそれを10個のカテゴリーにまとめて一つ大きい粒度で確認する、あるいは重要な一部のタスクだけ検討する、など他のやり方も試してみたのですが、抜け漏れが出てきたりしてあまり上手くいっていません。
現在29歳なのですが、社会人一年目で身につけるべき能力がないままこの年齢になってしまったことに気付き愕然としています。
そこで以下が相談・質問になるのですが、
・今年にエンジニアからコンサルへ転職したばかりで仕事が変わったのもあり、慣れていない面もあるのかと思いますが、これは続ければ慣れるものなのでしょうか?長く続ければたくさんのタスクを管理できるようになる?
・そもそも自分は大量の情報を処理するのが苦手な特性なのかもしれない、、とも思ったのですが、タスク管理にも向き不向きってあるんですかね?
・チームメンバーの分も管理するマネージャーの方であればタスク100個どころか1000個超えてる人も珍しくないと思うのですが、日々のタスク管理ではどのような工夫をしていますか?
まとまらない悪文で申し訳ありません…アドバイスいただけると幸いです。
どうしてエンジニアからコンサルになったのか聞きたいです。
ユーザーに近い立場で仕事をしたいと考えたからです。前職ではお客さんと話す機会がほぼゼロだったのですが、実際にどんな人がどういう思いでシステムを使いたいのか、ユーザーに実際にヒアリングしながら仕事をする経験がしたいと考えました。(この希望自体は今の業務で満たされています)
100も1000もタスク管理する状況が想像できなくて粒度が細かすぎるのではないでしょうか…アクションすべてをタスクにするのではなく、実現したい最終状態をリスト化し、そこに至る細かいアクションはやりながら足していけばいいと思います。100個も明日までにやらなければならないわけではないと思うので、締切でソートしてあとのものは忘れるようにするのはいかがでしょうか…
実際に1日で消化するタスクは10弱で、2週間分(10営業日)の予定を積み上げるとざっくり100になる計算です…
自分がタスク管理を上手くできてなかったため、みかねたチームリーダーが自分のタスク管理をサポートしてくれるようになった経緯があるのですが、その際にできるだけアクション単位で細かく書いて欲しいと言われました。おそらく仕事の進め方や段取りを理解できてるかも把握したいという教育的な意図があるのだとは思うのですが、やはり一般的にみたら細かすぎる粒度なのですね…
私はコンサルではなくソフトウェアエンジニアで、マイクロマネジメントはされたことがないのとそこまで多忙になったこともないので、想像できてなかったです。一日に10も処理するのですね…リーダーが安心して任せてくれるようになるまでは我慢しなければならないのかもしれませんね…わたしは絶対向いてない働き方です…どうか無理なさらずに…
ありがとうございます…マイクロマネジメントされることになった理由は自分にあると自覚しているので、任せてもらえるようになるまで頑張ります🥲
私も苦手ですし、好きではないです。
100人くらいのマネジメントを朝飯前にやる先輩がいますが…あれは才能ですね。
とにかくなんでも数値化してます。
計画時は
明細でなくグルーピングした単位でWBSを書く。
それを細分化する。(チケット管理システムのチケットをイメージ、成果物単位くらいが理想)
まずは難易度が高いものを高スキルの人にアサインしてあとはざっくり。(ここまではExcelのほうが楽)
redmineなどの課題管理ツールにインポートする。
個々人やチーム単位で稼働可能工数に対して必要工数超えてないか確認して微調整。(工数管理)
日々の管理は
課題管理ツールのデータで視覚的に把握しやすいようにダッシュボード化。
期日が近いものをウォッチ。
EVMにして進捗予定も把握する。
※弊社ではこのあたりの仕組みは会社で用意してます
そもそも日々刻々と優先度が変わるのは違和感があります…
苦手な方いらっしゃって嬉しいです、、
みんなが得意なわけではなく、苦手ななかでも工夫されてるということですよね。
具体的な計画・管理の方法ありがとうございます!
前職ではredmineを使ってましたが、今は客先環境での業務なのもあり全てエクセルを使ってます。ざっくりとした計画・アサインまではエクセルのほうが楽なのですね。
優先度が刻々と変わることに対しては何も疑ってませんでした…そもそもそこで何か変なことが起こってるのではないのか、意識してみようと思います。
優先度が刻々と変わるのは単位が細かすぎるが原因の可能性がありますね。
それに細かくしすぎると担当者レベルだとwhatやhowに注力してタスクの目的(why)を見失いそうです。
1日に10チケットだと1チケットが30分くらいのチケットってことですよね?
問い合わせ系ならわからなくもないですが、それ以外だとやりすぎですね。
私も最近エンジニアからプロマネに転向したものです。
エンジニアだったということで、数式作りをしてみてはどうでしょうか?今やっているタスクに正しく優先順位ができているのであれば、何らかのルールに基づいて順位付けをしているはずです。
それを数値化してソートしてしまえば、いくらタスク数が多くてもやらなきゃいけない仕事は押し出し式に消化できるはずです。
ちなみにそういうツールは、探せばいくらでも出てきます。
A4の紙にペンでタスクを書き出す
終わったら取消し線
短冊型に六ツ折りで胸ポケ保管
アナログだけど紙は
・視認性が高く
・書込みやすく
・機動性よく
・消込みは気分高揚につながり
・小型で保管が容易
こんなんでもタスクや to do 管理に有用ですよ
わからないですが、、、タスクが細かすぎ、品質にこだわりすぎ、じゃないかという仮定を思いつきました。
エンジニアだと、前提が決まった課題を確実にクリアする、な考えで仕事をすることが多いです。
コンサルは、前提があいまいだったり決まってないことを形にして解決策を顧客と合意するほうが大変だったりするので、そこをエンジニア思考にすると大変だと思います。
ご自身のこだわりや今までのやり方などのポリシーもあると思いますが、まずは品質を完全にすることを抑え、顧客や社内との会話によって品質を上げることを優先し、重要項目だけに注力し、細部の濡れ漏れはこの際無視する(どうせ顧客と話すとひっくり返る)、などを決めていくとやれるようになるかも、、、と思ったのですがいかがでしょう?
WBSのタスクって大・中・小分類まであるのが多いと思うんですけど、
管理するのは中分類までにするとかはどうです?
アクション単位までは管理しきれないので、そこは部下とinteractiveに確認するとか?
タスクのアサインに時間がかかってるなら試してみては。
https://x.com/qumaiu/status/1865553268782596178?s=46&t=v6HLNRul94paJ37kdVEtog
おそらくコンサルのミドルクラスの方と思いますが、どこかで自分が直接管理をすることができない量の管理をする状況がやってくると思います。それに備えて、ハイレベルでマイルストーンを置いて、その枝葉のタスクは担当者に責任を負わせた方がいいです。本人の成長にもなりますから。
みなさんコメントありがとうございます!返信追いつけていませんがすべてありがたく読ませていただいています。
一点補足があり、自分の書き方が悪かったのだとは思いますが、自分はミドルクラスではなく下っ端で部下はいません😭自分のタスク管理がうまくできずに困っているという趣旨になります。
まぎらわしくて申し訳ありません🙇♂️
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